Governance Officer (Ref: 58)

Purpose of the role 

The Governance Officer will contribute towards a diverse range of activities, alongside and reporting to the Head of Governance and Secretariat, to ensure that the appropriate infrastructure is in place and working to support the operation of the organisation.  

The Governance Officer will be responsible for supporting and coordinating core corporate governance activities across the organisation and to ensure it is operating in accordance with recognised good corporate standards.  

The post-holder will play a key role in enabling the smooth running of the organisational strategy of the IMA, and will be responsible for supporting:  

• Effective governance arrangements within the IMA 
• Collaborating & communicating with a wide range of stakeholders 
• Effective support in day to day activities, including communicating corporate governance processes. 

The post-holder will pay attention to detail and be able to work quickly and accurately. The post-holder will be providing support to leadership in the Corporate and Governance Directorate, and on corporate and governance issues to employees and teams across the IMA.  

What will you be doing? 

The successful candidate will be required to carry out the following responsibilities:  

• Coordinate risk management activities across the organisation via updates to risk registers and draft risk management reports; 
• Coordinate key corporate governance activities across the organisation notably:
• Overall oversight of the IMA Policy Framework 
• Directorate Performance Reporting 
• Provide updates on IMA compliance against  
• Internal Audit Actions 
• Government Functional Standards 
• Management Assurance Statements  
• Research and collate the latest information relating to corporate governance policies; 
• Communicate and promote corporate governance policies to the organisation; and 
• Support staff training on corporate governance policies. 

The duties/responsibilities listed above describe the post and are not intended to be exhaustive. The Job Holder is expected to accept reasonable alterations and additional tasks of a similar level that may be necessary.  

Essential Skills 

• Excellent administrative and organisational skills 
• Keen attention to detail 
• Good analytical skills  
• Self-motivated and able to work with minimal supervision 
• Ability to work well under pressure and can prioritise workload and tailor this to meet the needs of the business 
• Good written and verbal communication skills 
• Ability to build strong working relationships with stakeholders 
• Able to use Microsoft Office tools. 

Desirable Skills 

• Knowledge of risk management 
• Experience of working in a government or public service department in a corporate governance setting 
• Corporate governance qualification e.g. CIPFA Diploma in Corporate Governance 

Behaviours 

We will assess you against these behaviours during the selection process: 

• Communicating & Influencing 
• Making Effective Decisions 
• Delivering at Pace 
• Seeing the Bigger Picture  

Diben y swydd 

Bydd y Swyddog Llywodraethu yn cyfrannu at amrywiaeth eang o weithgareddau, ochr yn ochr â’r Pennaeth Llywodraethu ac Ysgrifenyddiaeth ac yn adrodd iddo, er mwyn sicrhau bod y seilwaith priodol yn ei le a’i fod yn gweithio i gefnogi gwaith y sefydliad.  

Bydd y Swyddog Llywodraethu’n gyfrifol am gefnogi a chydlynu gweithgareddau llywodraethu corfforaethol craidd ar draws y sefydliad a sicrhau ei fod yn gweithredu yn unol â safonau corfforaethol da cydnabyddedig.  

Bydd deiliad y swydd yn chwarae rhan allweddol yn y gwaith o sicrhau bod strategaeth sefydliadol yr IMA yn rhedeg yn esmwyth, a bydd yn gyfrifol am gefnogi’r canlynol:  

• Trefniadau llywodraethu effeithiol o fewn yr IMA 
• Cydweithio a chyfathrebu ag amrywiaeth eang o randdeiliaid 
• Cefnogaeth effeithiol mewn gweithgareddau o ddydd i ddydd, gan gynnwys cyfathrebu prosesau llywodraethu corfforaethol. 

Bydd deiliad y swydd yn rhoi sylw i fanylion ac yn gallu gweithio’n gyflym ac yn gywir. Bydd deiliad y swydd yn darparu cymorth i arweinwyr yn y Gyfarwyddiaeth Gorfforaethol a Llywodraethu, ac ar faterion corfforaethol a llywodraethu i weithwyr a thimau ar draws yr IMA.  

Beth fyddwch chi’n ei wneud? 

Bydd yn rhaid i’r ymgeisydd llwyddiannus gyflawni’r cyfrifoldebau canlynol:  

• Cydlynu gweithgareddau rheoli risg ar draws y sefydliad drwy ddiweddaru cofrestrau risg a drafftio adroddiadau rheoli risg; 
• Cydlynu gweithgareddau llywodraethu corfforaethol allweddol ar draws y sefydliad, yn benodol: 
• Trosolwg cyffredinol o Fframwaith Polisi’r IMA 
• Adrodd ar Berfformiad y Gyfarwyddiaeth 
• Rhoi’r wybodaeth ddiweddaraf am gydymffurfiaeth yr IMA â  
• Camau Gweithredu Archwilio Mewnol 
• Safonau Swyddogaethol y Llywodraeth 
• Datganiadau Sicrwydd Rheoli  
• Ymchwilio a chasglu’r wybodaeth ddiweddaraf sy’n ymwneud â pholisïau llywodraethu corfforaethol; 
• Cyfathrebu a hyrwyddo polisïau llywodraethu corfforaethol i’r sefydliad; a 
• Cefnogi hyfforddiant staff ar bolisïau llywodraethu corfforaethol. 

Mae’r dyletswyddau/cyfrifoldebau a restrir uchod yn disgrifio’r swydd ac ni fwriedir iddynt fod yn hollgynhwysfawr. Disgwylir i Ddeiliad y Swydd dderbyn addasiadau rhesymol a thasgau ychwanegol sydd ar lefel debyg a allai fod yn angenrheidiol.  

Sgiliau Hanfodol 

• Sgiliau gweinyddu a threfnu ardderchog 
• Sylw trylwyr i fanylion 
• Sgiliau dadansoddi da  
• Yn llawn hunangymhelliant ac yn gallu gweithio heb fawr ddim goruchwyliaeth 
• Gallu gweithio’n dda dan bwysau ac yn gallu blaenoriaethu llwyth gwaith a theilwra hyn yn ôl anghenion y busnes 
• Sgiliau cyfathrebu da ar lafar ac ar bapur 
• Gallu creu perthnasoedd gwaith cryf gyda rhanddeiliaid 
• Gallu defnyddio offer Microsoft Office. 

Sgiliau dymunol 

• Gwybodaeth am reoli risg 
• Profiad o weithio mewn adran llywodraeth neu wasanaeth cyhoeddus mewn lleoliad llywodraethu corfforaethol 
• Cymhwyster llywodraethu corfforaethol ee Diploma CIPFA mewn Llywodraethu Corfforaethol 

Ymddygiadau 

Byddwn yn eich asesu yn erbyn yr ymddygiadau canlynol yn ystod y broses ddethol: 

• Cyfathrebu a Dylanwadu 
• Gwneud Penderfyniadau Effeithiol 
• Cyflawni’n Gyflym 
• Gweld y Darlun Ehangach  

We’ll assess you against these behaviours during the selection process:

• Communicating and Influencing
• Making Effective Decisions
• Delivering at Pace
• Seeing the Big Picture

Job contact :

• Name : Helen Jenkins
• Email : HR@ima-citizensrights.org.uk
• Telephone : 03452415359

Recruitment team

• Email : MoJ-recruitment-vetting-enquiries@gov.sscl.com