Corporate Support Officer(Ref: 52)

Purpose of the role 

Working as part of the Corporate Services team, you will be responsible for processing procurement transactions and ensuring financial transactions are receipted correctly in line with IMA procurement policies and standards.  

You will also be responsible for carrying out specific H&S duties that ensure the IMA is a safe place to work and complies with Health and Safety guidelines. You will be the IMA’s main point of contact for all facilities management activity, ensuring our offices are maintained and fit for purpose. 

What will you be doing? 

You will be working closely with the Senior Finance Manager and Head of Corporate Services, supporting them in developing and implementing organisation-wide Corporate functions including: 

Procurement  

• Supporting the Finance Manager to effectively manage the procurement process from purchase to pay (P2P) 
• Managing the process of setting up new suppliers 
• Raising purchase orders and upskilling administrators 
• Acting as the primary point of contact for procurement queries
• Accountable for monitoring invoice activity to ensure prompt payment targets are met 
• Responsible for auditing the purchase order tracker to ensure procurement compliance
• Using our chosen multi model database management system to check transaction activity
• Working with Ministry of Justice (MoJ), Commercial & Contract Management Directorate and our shared service partner to ensure compliant and efficient processing of procurement transactions (P2P)
• Support the regular updating and review of procurement guidance  

Facilities 

• Being the main point of contact for all facilities related matters, liaising with the IMA’s landlord to ensure our base of operations is safely maintained.
• Responsible for liaising with the site security team, managing access to the building parking facilities and the visitors process
• Responsible for coordinating contractor work at the IMA in relation to Estates management. 

Health and Safety 

• Conducting Health and Safety risk assessments including monthly floor walks  
• Writing Health and Safety reports and keeping the risk register updated 
• Maintaining the organisational health and safety and facilities framework, reporting on the overall compliance in these areas 
• Reviewing and updating office handbook and induction checklist  

Other 

• Maintaining a record of mandatory training, monitoring and reporting on completion rates.  
• Attend and contribute to group meetings as required
• Line management of 1 x Administrator (AO Grade)  
• Supporting the effective management of activity (triaging/responding) in the IMA email mailbox 

 The duties/responsibilities listed above describe the post and are not intended to be exhaustive. The Job Holder is expected to accept reasonable alterations and additional tasks of a similar level that may be necessary.  

Essential Skills 

• Self-motivated and able to work with minimal supervision; 
• Ability to work well under pressure and can prioritise workload and tailor this to meet the needs of the business; 
• Good analytical skills  
• Good written and verbal communication skills
• Ability to build strong working relationships with stakeholders 
• A good understanding of financial transactions such as purchase orders and invoices  

 Desirable Skills 

• Experience of working in procurement
• Experience of working in a government or public service department in a finance setting
• Experience of conducting risk assessments
• Experience of working in a facilities related role
• Experience of line management 

Behaviours 

We’ll assess you against these behaviours during the selection process: 

• Managing a quality service 
• Delivering at pace 
• Changing and Improving 
• Working together 

Diben y swydd 

Gan weithio fel rhan o’r tîm Gwasanaethau Corfforaethol, byddwch yn gyfrifol am brosesu trafodion caffael a sicrhau bod trafodion ariannol yn cael eu derbynebu’n gywir yn unol â pholisïau a safonau caffael yr IMA.  

 Byddwch hefyd yn gyfrifol am gyflawni dyletswyddau Iechyd a Diogelwch penodol sy’n sicrhau bod yr IMA yn lle diogel i weithio a’i fod yn cydymffurfio â chanllawiau Iechyd a Diogelwch. Chi fydd prif bwynt cyswllt yr IMA ar gyfer yr holl weithgarwch rheoli cyfleusterau, gan sicrhau bod ein swyddfeydd yn cael eu cynnal a’u cadw a’u bod yn addas i’r diben. 

Beth fyddwch chi’n ei wneud? 

Byddwch yn gweithio’n agos gyda’r Uwch-reolwr Cyllid a’r Pennaeth Gwasanaethau Corfforaethol, a byddwch yn eu cefnogi i ddatblygu a gweithredu swyddogaethau corfforaethol ar draws y sefydliad, gan gynnwys: 

Caffael  

• Cefnogi’r Rheolwr Cyllid i reoli’r broses gaffael yn effeithiol o’r cam prynu i’r cam talu (P2P)
• Rheoli’r broses o sefydlu cyflenwyr newydd 
• Codi archebion prynu a gwella sgiliau gweinyddwyr 
• Bod yn brif bwynt cyswllt ar gyfer ymholiadau caffael
• Bod yn atebol am fonitro gweithgarwch anfonebau i sicrhau bod targedau talu prydlon yn cael eu cyrraedd 
• Bod yn gyfrifol am archwilio’r traciwr archebion prynu i sicrhau ei fod yn cydymffurfio â rheolau caffael
• Defnyddio ein system rheoli cronfeydd data aml-fodel a ddewiswyd i wirio gweithgarwch trafodion
• Gweithio gyda’r Weinyddiaeth Gyfiawnder, y Gyfarwyddiaeth Rheoli Contractau Masnachol a’n partner gwasanaeth a rennir i sicrhau bod trafodion caffael (P2P) yn cael eu prosesu’n effeithlon a sicrhau cydymffurfiaeth
• Cefnogi’r gwaith o ddiweddaru ac adolygu canllawiau caffael yn rheolaidd  

Cyfleusterau 

• Bod yn brif bwynt cyswllt ar gyfer yr holl faterion sy’n ymwneud â chyfleusterau, gan gysylltu â landlord yr IMA i sicrhau bod ein sylfaen gweithrediadau’n cael ei chynnal yn ddiogel.
• Bod yn gyfrifol am gysylltu â thîm diogelwch y safle, rheoli mynediad at gyfleusterau parcio’r adeilad a’r broses ymwelwyr
• Bod yn gyfrifol am gydlynu gwaith contractwyr yn yr IMA mewn perthynas â rheoli Ystadau. 

Iechyd a Diogelwch 

• Cynnal asesiadau risg Iechyd a Diogelwch a chrwydro’r gweithle bob mis  
• Ysgrifennu adroddiadau Iechyd a Diogelwch a diweddaru’r gofrestr risg 
• Cynnal fframwaith iechyd a diogelwch a chyfleusterau’r sefydliad, gan adrodd ar y cydymffurfiad cyffredinol yn y meysydd hyn 
• Adolygu a diweddaru llawlyfr y swyddfa a’r rhestr wirio ar gyfer cynefino  

Eraill 

• Cadw cofnod o hyfforddiant gorfodol, gan fonitro ac adrodd ar gyfraddau cwblhau.  
• Mynychu a chyfrannu at gyfarfodydd grŵp yn ôl yr angen
• Bod yn rheolwr llinell ar 1 x Swyddog Gweinyddol (Gradd AO)  
• Cefnogi’r gwaith o reoli gweithgarwch (trin/ymateb) blwch negeseuon e-bost yr IMA yn effeithiol 

 Mae’r dyletswyddau/cyfrifoldebau a restrir uchod yn disgrifio’r swydd ac ni fwriedir iddynt fod yn hollgynhwysfawr. Disgwylir i Ddeiliad y Swydd dderbyn addasiadau rhesymol a thasgau ychwanegol sydd ar lefel debyg a allai fod yn angenrheidiol.  

Sgiliau Hanfodol 

• Yn llawn hunangymhelliant ac yn gallu gweithio heb fawr ddim goruchwyliaeth; 
• Gallu gweithio’n dda dan bwysau ac yn gallu blaenoriaethu llwyth gwaith a theilwra hyn yn ôl anghenion y busnes; 
• Sgiliau dadansoddi da  
• Sgiliau cyfathrebu da ar lafar ac ar bapur 
• Gallu creu perthnasoedd gwaith cryf gyda rhanddeiliaid
• Dealltwriaeth dda o drafodion ariannol fel archebion prynu ac anfonebau  

Sgiliau dymunol 

• Profiad o weithio ym maes caffael
• Profiad o weithio mewn adran llywodraeth neu wasanaeth cyhoeddus mewn lleoliad cyllid
• Profiad o gynnal asesiadau risg
• Profiad o weithio mewn swydd sy’n ymwneud â chyfleusterau
• Profiad o fod yn rheolwr llinell 

 Ymddygiadau 

Byddwn yn eich asesu yn erbyn yr ymddygiadau canlynol yn ystod y broses ddethol: 

• Rheoli gwasanaeth o safon uchel 
• Cyflawni’n gyflym 
• Newid a Gwella 
• Cydweithio 

We’ll assess you against these behaviours during the selection process:

• Managing a Quality Service
• Delivering at Pace
• Changing and Improving
• Working Together

Job contact :

• Name : Charlotte Fuge
• Email : HR@ima-citizensrights.org.uk
• Telephone : 03452415359

Recruitment team

• Email : MoJ-recruitment-vetting-enquiries@gov.sscl.com